Para mantener un orden de las cuentas por cobrar, recomendamos valerse de una serie programada de cartas y llamadas telefónicas para recordar a sus clientes los pagos que adeudan. Estas comunicaciones son muy amistosas en un comienzo y se tornan progresivamente más serias e insistentes, conforme se vencen los pagos. Lo importante es tener un sistema continuo y permanente para cobrar facturas. Los pasos que a continuación detallamos pueden servir de guía.
Paso 1: Llamada telefónica de satisfacción del cliente
Es más probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Estas llamadas cordiales –tres días luego de la venta al cliente- le permiten averiguar sobre su desempeño, de manera de garantizar que ha podido satisfacer las necesidades del cliente. Al final de estas llamadas, mencione la fecha de vencimiento de la factura respectiva.
Paso 2: Primer aviso de vencimiento
Este es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago determinado. Un método bastante común es, cinco días luego del vencimiento de la factura, enviar una copia sellada como “vencido”.
Paso 3: Segundo aviso de vencimiento
Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente. Este aviso puede hacerse mediante una carta donde se adjunte una copia de la factura correspondiente. Mantén un tono cordial y no amenazante.
Paso 4: Primera llamada de cobro
Luego de los avisos de vencimiento, haz una llamada telefónica para averiguar si existe un motivo para el incumplimiento del pago. Se cortés, sin embargo, busca lograr un compromiso de pago.
Paso 5: Primera carta de cobro
Mantén el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefónica.
Paso 6: Segunda llamada de cobro
La obligación sigue impaga por parte del Cliente. Se cordial , pero con determinación solicita el pago inmediato de la cuenta. Si el deudor no puede pagar de inmediato, logra que se comprometa con otra fecha de pago.
Paso 7: Segunda carta de cobro
Ha llegado el momento de notificar la gravedad de la morosidad. Esta carta apunta a exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a corto plazo de un incumplimiento de pago. Envía esta carta, y toda correspondencia posterior, vía correo certificado o expreso, de manera de poder tener evidencia de su recepción.
Paso 8: Tercera llamada de cobro
Manteniendo la cordialidad y la calma, enfatiza la gravedad de la situación. Utiliza esta llamada para explicar al cliente que se trata de su última oportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad externa y posiblemente se inicien acciones legales.
Paso 9: Última carta de cobro
El tono de esta carta debe ser severo y categórico. Puntualiza que si no se realiza el pago en la fecha antes acordada, deberás derivar el cobro a una entidad externa.
Paso 10: Traspaso a agencia de cobranza
A la fecha, la cuenta ya registra un atraso de 90 o más días. Con frecuencia, recibir una carta de una agencia de cobranza motiva a los deudores a pagar, sin embargo estos servicios pueden ser costosos. Por lo general, las firmas recaudadoras cobran un 20 o 25% de la suma recaudada. En lugar de recurrir de inmediato a una firma de este tipo puedes solicitar a tu abogado que se ponga en contacto con el deudor, lo que a menudo también motiva el inmediato pago de los saldos adeudados.
Sistematiza tu cobranza. ¡Sigue estos diez pasos y verás cómo mantienes al día tus cobros y tus finanzas!
Tu Coach Gerardo Meza y Equipo ActionCOACH
Franquicia de Coaching en México y Latinaomérica.
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